一、前言
用人单位应当自用工之日起一个月内与劳动者订立书面劳动合同，否则需向劳动者支付二倍工资，这个规定相信大家早已耳熟能详。此前我们也对未签订书面劳动合同的二倍工资问题进行深入探讨，并建议用人单位在建立劳动关系时一并签订劳动合同，重视规范新员工入职后的劳动管理措施。
原文指路：《关于未签订书面劳动合同的二倍工资差额时效适用及计算方式》
如果用人单位明明已经依法和劳动者签订了合同，却不小心弄丢了劳动合同原件，是否就没办法证明当时签订合同的真实情况？面对这种情况，用人单位应该如何破局？
近期，我们就碰到了一个这样的案件：公司员工申请劳动仲裁，请求之一是要求公司支付未签订书面劳动合同的二倍工资。我们作为公司的代理人，拿到材料的同时立即与公司核实情况。公司非常确定，该员工入职时有签订书面的劳动合同，但此时却发现劳动合同不翼而飞，找不到劳动合同的原件，甚至没有留存复印件、扫描件等任何底稿；也没有保留照片、监控录像等能够显示当时签订情况的证据。保管不当导致合同丢失不能成为抗辩理由，无法出示劳动合同，公司将面临极大的败诉风险。
经过我们锲而不舍的努力，最终仲裁庭做出了双方已签订劳动合同的认定。这个公平公正的结果是如何实现的呢？请看下文：
二、办案回顾
经过与公司深入了解、沟通、探讨，我们协助公司复盘了员工入职手续的全部办理流程，发现该员工的入职材料与其他同期入职员工的材料相比，仅仅缺少了劳动合同，这并不常见。为了核实具体情况，在复盘过程中，我们和公司同事一起翻查了近百份文件档案，最终成功找到一份有该名员工签名的材料签收表。该签收表上明确载明，包含该名员工在内的14名人员均已签收包括劳动合同、个人行为责任保证书、员工手册等相关文件，并且14名人员全部签名确认该事实。我们认为，该签收表一定程度上能够证明双方已经签订了劳动合同，为了进一步加强该签收表的证明力，我们又同步提交了该签收表上其余13名员工的劳动合同，以佐证公司在员工入职后均有依法依规签署劳动合同的事实。
同时，我们也提交了两份事实情况高度相似的案例【（2017）粤20民终1649号、（2020）粤民申2035号】，供仲裁员参考：
经庭审调查，仲裁员认可了公司一方的观点，其认为签收表能够反映员工已签收包括劳动合同在内共5份文件的事实。且除劳动合同外，员工对其余4份签收文件均已确认，员工作为完全民事行为能力人，应当知道在该签收表上签名所可能带来的法律后果，其关于不清楚签收文件内容的辩解难以让人采信。因此，最终认定双方已签订劳动合同，该名员工主张的二倍工资赔偿缺乏事实前提，未获仲裁委支持。
三、律师建议
虽然该案中劳动合同的缺失所造成的举证瑕疵，经我们的努力已经通过其他证据得以弥补，但绝对不能因此认为劳动合同可以不予签订或不重视劳动合同的保管。劳动合同作为劳动关系存在与否的重要证据，如果用人单位从一开始就重视劳动合同的签订，更重视劳动合同的保存与管理，那么在后续纠纷产生时，公司就可能举出充分的证据，从而更有把握维护自身的权益。对此，我们建议用人单位：
▼ 规范管理，做好备份
劳动合同、员工的入职登记表、文件签收表、入职所提交的各类证件等等，这些材料在劳动纠纷中具有极其重要的作用。我们强烈建议用人单位建立劳动人事文件管理制度，对于重要的文件（例如劳动合同等）可多签订几份原件以备不时之需。同时，除纸质资料外，同步扫描形成电子档案，既方便日后查询，也可有效防止丢失，避免出现“有理说不清”的尴尬局面。
▼ 专人保管，定期检查
经了解与观察，公司内对劳动人事文件常见的保管方式为集中保管，即由人事部门统一存放，但往往出现“归档后不管不问，要用时翻阅查找却发现文件不翼而飞”的情形。对此，我们建议用人单位指定专人/专岗进行保管，定期翻阅、更新档案资料，核实档案内容的完整性。同时，为避免发生盗窃、火灾等意外事件导致资料毁损、灭失，可以制作多份原件或复印件并分开不同的位置存放。电子档案同理，可定时更新并存放在u盘、光盘、硬盘等不同储存介质中，但也需注意员工个人信息外泄的风险。
▼ 发现遗失，及时补签
最后，若发现劳动合同确不慎遗失的，我们建议用人单位应及时与员工补签劳动合同，重新固定劳动合同已签署的事实。